De checklist voor een goede vakantieoverdracht

Wat moet je niet vergeten bij een vakantie overdracht? Vaak is de laatste week voor je vakantie wat chaotisch en druk. Je wilt alles zo goed mogelijk achterlaten en overdragen aan je collega’s. Wij hebben een checklist gemaakt waarmee jij zo onbezorgd op vakantie kunt gaan! Check, check en go!

1. Begin op tijd

Voordat we aan de vakantieoverdracht checklist beginnen, trappen we eerst even een open deur in: start op tijd! Check minstens twee weken van tevoren wat de komende tijd gaat brengen. Plan geen belangrijke deadlines of meetings meer in en probeer deadlines in je vakantie zoveel mogelijk te vermijden. Zo zorg je voor een relaxte overdracht en zo min mogelijk stress in je laatste werkweek!

2. Bepaal wie je taken waarneemt

Overleg met je manager hoe jij je werk het beste kunt overdragen en wie eventueel taken op kan pakken. Check ook altijd even bij desbetreffende collega of het überhaupt mogelijk is om jouw werkzaamheden erbij te nemen. Je kunt beter alles dubbel checken, dan achteloos je taken over de schutting gooien! Daar zou je zelf ook niet blij van worden, toch?

3. Bepaal welke taken echt moeten worden overgenomen

Volgende punt op de overdrachtschecklist: inventariseer wat er in je vakantie op de planning staat en wat jouw aandeel daarin moet zijn. Schat ook in wat er eventueel ad hoc voor kan vallen. Je kunt niet in je glazen bol kijken, maar mocht er iets in de pijpleiding zitten, dan kan je dit maar beter goed doorgesproken hebben met je waarnemende collega.

4. Checklist voor je overdrachtsdocument

Tijd om je overdrachtsdocument te schrijven! Vaak werkt dat net iets makkelijker dan alles mondeling overdragen. Bovendien kan je collega zo ook makkelijk nog iets terugzoeken en niks vergeten. Zorg dat je overdrachtsdocument de volgende elementen bevat:

• Taken die moeten worden waargenomen;
• Hoe bepaalde procedures werken;
• Planning van wat wanneer moet worden gedaan;
• Contactgegevens van alle betrokken personen en partijen.

5. Plan een overdrachtsmeeting in

Ga even met je collega samenzitten om alles goed door te spreken. Plan dit niet op je laatste dag in, want zo kan je zaken die onduidelijk blijken te zijn nog even verduidelijken. Brief op je laatste werkdag nog wel even de laatste stand van zaken door aan je collega.

Plan bovendien een overdrachtsmeeting in met je collega na je vakantie. Zo kan je meteen een update krijgen over de huidige stand van zaken en belangrijke issues tackelen.

6. Informeer betrokkenen

Meestal komt het al ter sprake, maar zorg dat je de mensen met wie jij vaak samenwerkt goed informeert over je vakantie. Niets zo vervelend om middenin een project een out of office te ontvangen van iemand die drie weken blijkt rond te trekken in Thailand.

7. Stel je out of office in

Laatste uurtje! Je kan de zonnebrand, zoute zeelucht en margarita’s al ruiken, maar vergeet je niet je out of office in te stellen? Wat er in een out of office moet staan? In ieder geval hoe lang je weg bent en het liefst een contactpersoon die gedurende die periode bereikbaar is voor dringende vragen.

Overdrachtschecklist compleet? Neem afscheid van je werk BFF(‘s) en adios amigos!