Administratie ordenen? We delen een aantal handige tips met je om orde in de chaos te scheppen. Of je nou je privé administratie op orde wil krijgen of de administratie voor je bedrijf wat beter wil structuren. Overzicht is belangrijk om te voorkomen dat je het gevoel hebt geen grip te hebben op je geld en rekeningen. Slingert er bij jou stiekem regelmatig een brief door het huis? Haal je soms je hele huis overhoop om te achterhalen waar je die belangrijke rekening hebt gelaten? Met deze tips breng jij meer structuur aan en krijg je zowel privé als voor je bedrijf weer grip op je administratie!
Waarom je administratie ordenen zo belangrijk is
Overzicht is onwijs belangrijk als het om je administratie gaat. Of je het nou bijhoudt voor je bedrijf of privé. Je krijgt hoe dan ook met rekeningen en belangrijke papieren te maken. Wanneer je je rekeningen kwijt bent voordat je ze betaalt hebt of jij je jaaropgave niet meer terug kunt vinden wanneer je inkomstenbelasting wil doen, heb je grote kans dat het fout gaat. Je wil je boekhouding op orde hebben om te voorkomen dat je iets niet of teveel betaalt. Bovendien ben je als ondernemers dus ook nog eens verplicht 7 jaar je administratie te bewaren!
Werk met mappen
Bewaar je belangrijke papieren overzichtelijk in een ringband. Leg per kalenderjaar een aparte map aan voor je administratie. Hierin kun je al je belangrijke papieren opbergen. Bewaar hier bijvoorbeeld je jaaropgaven, papieren en rekeningen omtrent je bedrijf, privé en ziektekosten, verzekeringen, papieren voor je huis en meer. Door middel van tabbladen of verschillende mappen kan je categorieën maken. Hierin kun je ook meteen al je bonnen verzamelen. Het voordeel hiervan is dat je voor je aangifte van je inkomstenbelasting en BTW alles bij de hand hebt en fysiek inzicht hebt in wat er precies inkomt en uitgaat.
Het oog wil dan natuurlijk ook wat! Zeg maar dag tegen die saaie zwarte exemplaren en leg je administratie aan in een map in je eigen huisstijl! Bij Bellea kun je bijvoorbeeld ringbanden in je eigen huisstijl laten maken. Staat leuk én professioneel in je kantoor of wanneer je met belangrijke documenten naar een overleg gaat!
Maak een vaste plek in huis voor je belangrijke papieren
Administratie ordenen? Maak goede voornemens voor je hele routine. Zorg ervoor dat je één vaste plek in huis hebt waar je direct belangrijke papieren neer kunt leggen. Het fijnste is om verschillende ordners of bakken te hebben waar je je te behandelen post en rekeningen in kunt verzamelen. Maak voor jezelf een systeem van betalen, noteer op de rekening wanneer het betaalt is en berg hem op in je map. Door meteen deze structuur aan te brengen, voorkom je dat het document door je huis gaat slingeren of zelfs per ongeluk in de prullenbak belandt!
Maak een overzicht van je vaste kosten en te verwachte rekeningen
Grip op je administratie betekent niet alleen fysieke structuur in de rekeningen die binnen komen per post, maar weet ook wat er digitaal gebeurt. Doordat we digitaal zo makkelijk onze boekhouding kunnen doen, verliezen we ook makkelijk het overzicht. Maak daarom een Excel aan waarin je je rekeningen opneemt. Het is slim om aan het einde van de maand dubbel te checken of alles is afgeschreven. Print het overzicht desnoods uit en berg het op. Maak hier een vast moment in de maand van, bijvoorbeeld op het moment dat je ook je facturen gaat sturen of je kosten in je boekhouding programma boekt!
Heb jij aanvullende tips om je administratie te ordenen? Laat het ons hieronder in een reactie weten!
*dit artikel is tot stand gekomen door middel van een samenwerking
