Het minst leuke moment na je vakantie is waarschijnlijk toch wel wanneer jij je laptop openklapt om vervolgens 570 ongelezen mails in je mailbox te vinden. Stress op je eerste werkdag? Nee joh, met deze tips en tactieken heb jij binnen een mum van tijd overzicht in een overvolle mailbox en ga je met een relaxt gevoel aan de slag! Pas deze e-mail tips toe en ruim je ontplofte mailbox binnen een uur op!
1. Filter in je overvolle mailbox je e-mail op gesprek en afzender in plaats van datum
Scan eerst je overvolle mailbox snel op urgente issues en cluster vervolgens je mails op afzender, belangrijke discussies en losse (aan)vragen. In principe kan je er zeker van zijn dat je over grote zaken gebeld gaat worden op je eerste werkdag of dat je daar al gauw genoeg over bijgekletst zal worden door je collega’s. Las op je eerste werkdag dan ook een overdrachtsmoment met je waarnemende collega in, zodat je in grote lijnen alvast weet wat er is gebeurd tijdens je vakantie.
Lees ook: Tips om de eerste werkdag na je vakantie te overleven
2. Gooi alle junk mail weg
Alle mails gesorteerd op afzender? Gooi alle junk mail direct weg. Notificaties van het intranet, social media berichten of nieuwsbrieven? Selecteer zonder te openen alles in je mailbox en gooi het in één keer in je prullenbak. Waarschijnlijk ruimt dit je overvolle mailbox al in één klap heel erg op!
3. Archiveer alle mails
Yep, rigoureus maar effectief: sleep al je mails naar je archiefmap. De urgente zaken zullen al snel aan het licht komen en veel mensen snappen dat je mailbox na je vakantie op standje ontploft staan. Je zult dan ook al gauw mails ontvangen van mensen die het nogmaals belangrijke zaken onder je aandacht willen brengen.
4. Start met filteren
Start vervolgens met filteren van de mails. Houd daar de “1 minuut per mail” regel bij in gedachten, want anders kom je nooit door je overvolle mailbox heen. Lees de mail en besluit binnen 60 seconden wat je ermee gaat doen.
- No brainers: snelle aanvragen en mails van collega’s of klanten waar je binnen 1 minuut antwoord op weet? Beantwoord dit soort mails meteen.
- Plannen: het klinkt misschien gek, maar plan mails die meer antwoordtijd nodig hebben in in je agenda. Maak een map “beantwoorden” en sleep daar de mails in die je binnen een half uur denkt te kunnen beantwoorden. Plan dagelijks een uur voor jezelf in om deze map door te lopen. Stuur de afzenders wel alvast een mail dat je hun bericht gelezen hebt en binnen een x periode terugkomt met een reactie.
Omvat een mail echt een groot issue dat langer dat een half uur duurt om op te reageren? Plan deze los in je agenda in. Door je agenda te blokken voor je mailbox voorkom je dat je dingen op de lange baan gaat schuiven en bewaak je je tijd om aan antwoorden toe te komen. - Bewaren: is er handige informatie waar je nu weinig mee kan, maar wat wel handig is om te weten of te bewaren? Bewaar deze voor de lange termijn in desbetreffende map of de archiefmap. CC mails kun je eventueel in en subsectie bewaren, zodat je deze nog eens door kan lezen.
- Delegeren of wachten: bevat de mail een taak of issue waar je afhankelijk bent van andere mensen? Sleep deze naar een aparte map. Altijd handig om terug te vinden welke mails zich nog in deze status bevinden.
5. Start met antwoorden!
Zo, de eerste structuur is aangebracht in de mailbox! Tijd om te starten met antwoorden. Waar begin je in je mailbox?
- Hoogste prioriteit: start in je beantwoorden map met de berichten met de hoogste prioriteit.
- Begin bij het nieuwste bericht; zo voorkom je dat je tijd verspilt met het beantwoorden van oude berichten.
En go, go, go! Je zult zien dat je met veel meer structuur en overzicht de chaos van je mailbox verslaat. Succes!
Meer Back on track tips? Lees ook:
